顧客情報を管理するポイントとは？管理に役立つツールも解説！

顧客情報は、営業活動のベースとなる情報であり、適切な管理が求められます。

しかし、日々増え続ける顧客情報の管理に悩んでいる方は多いでしょう。

そこで今回は、顧客情報を管理するポイントを解説します！

併せて、顧客情報管理に役立つツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

顧客情報とは

顧客情報とは、既存顧客や見込み客などの氏名や住所、行動履歴といったさまざまなデータを指します。

明確な定義はありませんが、個人顧客と取引をするBtoB企業の場合以下のような項目をまとめるケースが一般的です。

企業と取引をするBtoC企業では、以下のような項目が個人情報になります。

上記のように、BtoB、BtoCを問わず、基本情報や取引情報、購入情報などをまとめたデータを顧客情報といいます。

顧客情報を管理するポイント

顧客情報は、企業にとって大変重要なデータであり、適切な管理が求められます。

ここでは、顧客情報を管理するポイントを4つ解説します。

ルールを定める

顧客情報にまとめるデータは、企業によってさまざまです。

自社に必要なデータをまとめるには、事前に顧客情報のルールを定める必要があります。

ルールが定まらない状態で顧客情報を入力すると、担当者によって内容にズレが発生し、効率的に活用できません。

定めたルールは、社員全体に共有して管理方法を統一するように留意しましょう。

一元管理をする

複数の部署で顧客情報を管理している場合、情報が重複したり検索に時間がかかったりして効率化が図れません。

そのため、顧客情報は一元管理することが大切です。

たとえば、部署ごとに違うツールを使っている場合は、同じツールを使うほうがよいでしょう。

セキュリティ対策をする

各企業でデータ化が進む昨今、情報漏洩が大きな課題となっています。

特に、顧客情報は重要な個人情報でもあり、漏洩してしまえば企業の信用が下がるだけでなく、訴訟問題にも発展しかねません。

万が一の事態を防ぐためにも、セキュリティ対策は万全に施す必要があります。

ITツールを活用する

一昔前は、顧客情報は紙媒体で管理するケースが一般的でした。

しかし、紙媒体だと人為ミスが発生しやすいほか、膨大な資料を管理しなければなりません。

また、属人化しやすい点も紙媒体で管理するデメリットです。

こうしたリスクを避けるには、ITツールの活用が役立ちます。

顧客情報の管理に役立つITツール

続いては、顧客情報の管理に役立つITツールを3つ紹介します。

CRM（顧客情報管理）

顧客情報管理に直結するツールのひとつが、CRM（顧客情報管理）です。

入力した顧客情報を蓄積するだけでなく、分析をしたり必要なデータを抽出したりできるため、営業活動の効率化が図れます。

SFA（営業支援）

SFAは、営業活動の記録や進捗状況の可視化といった営業支援に特化したツールです。

顧客管理に加えて、案件管理や予算実績管理なども可能であり、営業に関する情報を会社全体で共有したい場合にも役立ちます。

MA（マーケティングオートメーション）

MAは、「マーケティングオートメーション」の略称で、見込み客に特化したマーケティングツールです。

見込み客の基本情報や問い合わせ履歴、行動履歴なども記録できるため、顧客情報を管理するうえでも重宝するでしょう。

まとめ

どのような企業にとっても、顧客情報は営業活動をするうえで欠かせないデータです。

しかし、部署ごとに管理方法が異なるとバラツキが生まれるほか、漏洩してしまえば大変な問題につながります。

トラブルを防ぎ、効率的な営業活動をするためにも、顧客情報管理はITツールを活用して行いましょう。

「0円顧客台帳」は、顧客管理に加えてメール配信やToDo管理、名刺管理、顧客フォローの自動化なども可能です。

顧客情報の管理に悩んでいる方は、ぜひご活用ください！