顧客情報の一元化管理とは？やり方や注意点についても紹介

顧客情報の一元化管理ということばを聞きますが、実際にはどのように管理したらよいでしょうか。

本記事では、顧客情報を一元化管理するための方法やメリットについて紹介します。

顧客情報とは？

顧客情報とは、顧客に関して、自社が取り扱っているあらゆる情報のことをさします。

自社では利用できないと思うような情報でも、相手先から収集したり、取引履歴などの情報は、自社以外でも関心がもたれる場合もあります。

このような情報も、当然、顧客情報としての管理が必要です。

このため、顧客情報は一元管理することがおすすめです。

顧客情報を一元管理をする目的とはなんでしょうか。

たとえば名刺情報や、住所リストなど別々のファイルやシステムで管理していると、実際に正しい情報がわかりません。

また最新版ではない顧客情報を使用して営業活動すると、営業がうまく行かず、相手先にいろいろな迷惑をかけることとなります。

このため、顧客情報を利用する場合は、特にひとつのツールで一元化管理することが必須となります。

顧客情報を一元管理すると、まず情報共有が容易になるメリットがあります。

いろいろなファイルで顧客情報が管理される場合、自社の業務が混乱するだけではなく、場合により、相手先の企業に迷惑をかけたりすることがあります。

また相手先の顧客満足度が向上する効果も見込めます。

顧客の現状に応じた営業活動やサポートが適切実施でき、相手先の満足度が向上するのです。

顧客情報の一元管理により、商談における勝ちパターンなど、営業上効果のある施策がタイムリーに実施できるので、結果的に売上高のアップにもつながります。

顧客情報の一元管理のやり方はどのようにすべきでしょうか。

顧客情報を管理する場合は、特にひとつのツールで一元化管理することが大切です。

顧客情報を管理できるツールとしては、下記のようなものがあります。

□　CRM
CRMは、顧客関係管理システムのことで、相手先である顧客との関係構築を支援するための業務システムです。見込み顧客に対して、きめ細かい支援活動が実施可能となります。

□　SFA
SFAは、営業活動の自動化を目指すシステムであり、自社個々人や部門全体での営業活動を管理・統括することができます。営業データ一元化により、より効果的な営業支援のためのツールです。

□　エクセル管理
エクセルでも類似の顧客情報管理が可能ですが、ローカル上に保管されているデータはそのファイルでしか利用できません。このため一元的管理とは、ほど遠い管理様式となる場合があります。

□　名刺管理ツール
最近はやりの名刺管理システムでも、顧客の基礎的情報は管理が可能です。ただし解析システムは別途という場合が多く、こちらも一元的管理とはいいがたいときがあります。

顧客情報を一元管理するための方法やメリットについて紹介しました。

名刺情報や、住所リストなど別々のファイルやシステムで管理していると、実際に正しい情報がどれなのかわかりにくくなります。

ツールをうまく利用して、顧客情報の管理を簡略化しましょう。

本記事が、顧客情報を一元管理する方式をあらたに検討しているみなさまのお役に立てば幸いです。