顧客情報の管理はエクセルでも可能？メリットや注意点を解説

顧客ニーズの多様化に伴い、顧客情報管理に頭を悩ませる方は多いでしょう。

スムーズで効率的な顧客管理には、エクセルの活用が役立ちます。

そこで今回は、顧客情報に使えるエクセルのメリットや注意点を解説します。

顧客情報管理に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

エクセルを使った顧客管理方法

顧客管理にエクセルを使う場合は、以下の3つのステップで行うケースが一般的です。

ここでは、各ステップを解説します。

項目やフォーマットを設定する

はじめに、情報管理をするためのシートを作成して、必要な項目を設定します。

BtoB企業における一般的な項目は以下の通りです。

BtoC企業では、以下のような項目を設けるケースが多いでしょう。

上記のほか、取引状況や成約見込み率なども可視化できるようにしておくと、より効率的な営業活動につながります。

顧客情報を入力する

続いて、作成した顧客管理シートに、顧客情報を入力しましょう。

ただし、いきなり多数の情報を管理すると混乱を招く恐れがあります。

運用に慣れるまでは、少ない情報から管理をはじめることをおすすめします。

データベース化する

エクセルには、テーブル機能というデータベース化に役立つ機能があります。

顧客情報管理をする際もテーブル機能を活用して、分析やデータ抽出に役立てましょう。

ある程度顧客情報が増えてくると、営業活動の状況をグラフ化して比較することが可能です。

エクセルで顧客管理するメリット

ここでは、エクセルで顧客管理するメリットを2つ解説します。

費用を抑えられる

普段からエクセルを使用している企業では、新たにツールを導入する必要がないため費用を抑えられる点が大きなメリットです。

コストを抑えて顧客管理をしたい企業に適した手段といえるでしょう。

教育面の負担が少ない

新しいツールを導入した場合、従業員に使用方法を伝える必要があります。

特に、ITツールに対して苦手意識をもつ人にとって、慣れないツールの扱いは困難に感じるものです。

一方で、エクセルは比較的導入している企業が多く、教育面の負担が少ない点もメリットといえます。

エクセルで顧客管理する際の注意点

エクセルで顧客情報を管理する際は、以下のポイントに注意することが大切です。

ここでは4つの注意点を解説します。

データは縦方向に入力する

エクセルのデータは、縦方向に入力することが鉄則です。

横方向に入力すると、フィルターやソートなどの機能が使えなくなるため注意しましょう。

縦方向に入力することで、集計作業やデータの抽出などが簡単にできるようになります。

データ項目は必要に応じて作る

顧客情報を管理する際、つい項目を増やしてしまうケースがあります。

しかし、項目を増やしすぎるとミスが発生しやすくなるほか、一覧性が劣るため注意が必要です。

項目を増やす際は、業務に必要な情報を選ぶように留意しましょう。

マニュアル化する

顧客情報は、さまざま部署で管理する可能性があります。

そのため、マニュアルが統一されていないと情報にバラツキが生まれ、効率が下がります。

エクセルで顧客情報を管理する際は、事前に入力方法や項目などをマニュアル化することが大切です。

セキュリティ対策をする

エクセルでまとめた顧客情報は、社内全体で活用するケースがほとんどです。

しかし、情報によっては管理職のみが閲覧するべき内容もあるでしょう。

また、社外に持ち出してしまうと、情報漏洩につながる恐れがあります。

大切な顧客情報が漏れるのを防ぐためにも、万全なセキュリティ体制を整えましょう。

まとめ

エクセルは、うまく活用すると顧客情報管理に役立ちます。

特に、普段からエクセルを使っている企業にとっては、コスト削減や教育面の負担削減につながるため便利です。

ただし、マニュアル化を怠ると属人化しやすいほか、セキュリティ対策にも留意しなければなりません。

より効率的に顧客管理をするためには、ITツールの活用がおすすめと言えます。

「0円顧客台帳」は、顧客管理やメール配信、名刺管理、顧客フォローの自動化などができるツールです。

顧客情報管理の見直しをしている方は、ぜひご活用ください！