顧客情報の適切な取扱いにおいて注意すべき点とは？

「顧客情報という言葉をよく聞くけど、実際にはどのように管理すれば良いのか悩んでいる」「顧客情報の取り扱いが不安」という方も多いのではないでしょうか。

当記事では、顧客情報の適切な取扱いにおける注意点について紹介します。

顧客情報の概要についても解説しているため、是非チェックしてください。

顧客情報とは？

顧客情報とは、顧客に関して、自社が取り扱っているあらゆる情報のことをさします。

相手先が企業の場合は、その会社名、所在地、売買情報や相手先から知りえた企業情報などのすべてです。

自社では利用できないと思うような情報でも、相手先から収集したり、取引履歴などの情報は、自社以外から関心がもたれる場合もあります。

このような情報も、当然、顧客情報としての管理が必要です。

顧客が個人であれば、名前や住所、自社への問い合わせ履歴などのすべての情報が対象です。

「個人情報保護法」の趣旨にのっとった管理が必要となります。

このため、顧客情報の取扱いには十分に注意することが大切です。

顧客情報を管理する場合の注意点としては、下記のようなものがあります。

顧客に個人情報取得の目的を説明しているか
顧客が個人の場合は、どのような目的で個人情報を取得するのか伝達する必要があります。
個人情報を当初の目的以外で使用していないか
個人情報保護法により、目的外利用をする場合は、対象者個人の同意が必要です。
取得した個人情報を安全に管理しているか
個人情報を管理しているファイルやリスト（印刷物も含む）などは、個人情報保護法により、安全に管理する義務があります。
個人情報を無断で他人にもらしたり渡していないか
対象者個人以外に個人情報を渡す場合は、原則として同意が必要となります。
これを盾として、私人ではなく公人の情報を意図的に非開示する傾向もあります。
本人からの個人情報開示請求に応じているか
個人情報は、当人から開示・訂正を求められた場合は企業は対応する義務があります。
IT大手サイトなどで最近、当人とはまったく別人が当該本人と名のる例がありますが、この場合は、当人から開示請求があった場合は、対応する必要があります。

顧客情報を、適切且つ安全に管理するには、どのようにしたらよいでしょうか。

ひとつの方法としては、顧客情報を一元管理をして、システム監視を強化することです。

暗合鍵などを使用して暗号化するのも良いでしょう。

たとえば名刺情報や、住所リストなど別々のファイルやシステムで管理していると、それだけ情報漏洩のリスクが高まります。

また、最近は、子会社など自社関連社員からの情報漏洩も多いです。

社内外からの不法侵入や、適切といつわったアクセスに対しても対策を立てる必要があります。

どの端末からアクセスがあったかが、常に履歴として記録されていくシステムであることも大切です。

個人情報保護法により、顧客情報の適切な管理が求められています。

顧客が個人であれば、名前や住所や、問い合わせ履歴などのすべての情報が対象です。

このため、個人情報保護法の趣旨にのっとった管理が必要となります。

本記事では、顧客情報の取扱いにおける注意点について解説しました。

新規にシステム導入を検討されている方だけでなく、顧客情報をすでに管理されているみなさまにもお役に立てば幸いです。